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初步认识企业内部控制
  

一、导语

2020年被称为魔幻年,澳大利亚的山火未灭,新冠疫情便来势汹汹,当你正为疫情坚守在家时,忽又发现东非的蝗灾肆虐,菲律宾的火山喷发……似乎当你还在吃惊前一场灾难时,下一场灾难便接踵而至。一场又一场的灾难对全球经济带来的影响可想而知,国内的经济形势不言而喻。在这种环境下,企业需要通过修炼内功,通过加强内控管理,提升防范风险的能力,才能生存下来。

二、内控的起源

提到2001年你能想到什么呢?911?中国加入WTO?提到内控,2001年发生的最有标志性的事件就是美国的安然事件。200112月美国安然公司突然向纽约破产法院申请破产保护。这个当时世界上最大的能源公司之一,拥有约两万一千名雇员的商业帝国一夜之间轰然倒塌,美国国内一片哗然,令当时正在恢复经济的美国元气大伤。而导致安然公司破产的重要原因就是公司管理混乱,财务报表造假。

也正是由于安然事件,2002年美国国会随即通过《塞班斯法案》。该法案最重要的一条就是要求公司每年必须依据coso框架,也就是内控框架,出具一份由独立董事签署的代表董事会的报告,说明该上市公司在管理方面的主要弊端,明确公司管理层的责任。

而在2008年金融危机等一系列事件后,我国也逐渐意识到,强化企业内部控制管理,有助于企业的经营管理。于是财政部联合五部委,在COSO框架的基础上发布了《企业内部控制基本规范》,该规范被称作中国的塞班斯。此外,2012年国资委发布了《关于加快构建中央企业内部控制体系有关事项的通知》(简称68号文),为推进内控建设提出具体指导意见;2019年又发布了《关于加强中央企业内部控制体系建设与监督工作的实施意见》(简称101号文),要求国有企业高举国有企业改革旗帜,加强和持续推进内部控制体系建设,细化推进具体措施。

三、内控是什么

内控是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。从内控的定义来看,它就是在回答内控管理控什么、谁来控和为什么控的问题。

控什么其实就是控风险。企业在经营管理中往往更在乎收益而忽略了风险。控制好风险就像给企业的后脑勺安上了一双眼睛,让企业在与前面的劲敌厮杀时还能关注到随之而来的风险。

内控只是内控部门在做吗?内控是一个全员参与,以制度、流程、信息系统工具作为载体,强调控制、环境、活动和手段,持续运作的系统。对于各级领导来说,例如董事会、监事会、经理层等,内部控制是把风险拆成碎片,层层进行分解,建立起风险控制的氛围和机制;风险与内控管理不仅是审批、决策,是通过法人治理、内部控制建设,分解权限、责任,将风险控制的要求可视化、清晰化。对于内部控制管理部门来说,例如审计法务部,内部控制是推进内控体系的构建,牵头内控手册编制,通过咨询服务、监督检查、内控评价、缺陷管理等方法,促使公司治理规范,职能部门管理提升,执行单位实施规范,合理确保内控与风险管理体系有效运行。对于各级管理职能部门来说,例如人力资源部、市场部、安全环保部、财务部、成本管理部、工程部、机料部、综合部、信息中心等部门,要提升管理的认识,从责任、制度、流程、监管、检查、计划、总结、奖罚、IT系统建设等方面加强管理,做到责任落实、规范落实、执行落实、信息化系统落实。对于各级执行单位来说,例如分公司、项目部,以及管理与执行业务结合的单位,应当把风险与内控管理的意识融入到日常工作中,认真学习制度要求,总结工作经验,提升工作效率。整体来说,内部控制是完善企业治理、加强管理、规范执行,是企业各单位、部门的日常活动、本职工作,不是新生业务、额外要求

为什么要做内控呢?建立和完善内控体系能够帮助企业提升抵御风险的能力和管理能力,促进企业以良好健康的姿态可持续、稳健地经营发展。

第一,帮助企业建立权责明确的组织环境。简单来说就是通过对公司业务、流程、制度的梳理,明确各层组织、部门的管理权限边界和职责。各级管理层在被授予权力的同时也要承担相应的管理责任。同时结合企业重大重要风险的梳理,抓住核心问题,一步步将企业风险碎片化,分解权限、责任,将管理要求可视化,清晰化,责任到部门、责任到岗位、责任到人。

第二,促进制度更完善更合规、流程更高效。通过对企业的业务、流程、制度的梳理,输出内控流程、内控手册,规范企业的管理、执行等活动,及时有效抵抗外来风险;同时健全企业的流程活动与流程控制,促进企业制度不断完善;以及促进外部法律法规转化成内部制度,从而实现企业经营合规。

第三,帮助企业识别企业重大重要风险点与风险应对措施。内控工作输出的风险矩阵能够帮助企业识别业务的关键活动,匹配其对应的风险、风险发生频率、风险控制关键表单、风险管理部门等信息。通过将矩阵中的关键要求嵌入企业制度流程,实现制度覆盖风险。只要执行部门按照制度、按照规章办事,即可合理降低执行层面风险发生的可能性。另外各企业可以根据自身的实际情况,将矩阵信息运用到日常业务管理活动。例如将审批权限、审批单据嵌入各业务的应用系统,如NC财务系统,实现系统对业务风险的管控。还可以通过对业务、风险的梳理,将日常重大风险通过指标进行量化,设置预警值,及时上报,实现对风险的动态监控和及时应对。系统化程度较高的企业,还可以通过重点指标的分析运用,集成应用系统,实现动态数字化、实时化监控。例如:对比2003年非典,在新冠疫情中,信息化手段也展现出其强大的支撑能力。自126日起,疫情实时大数据报告在百度、高德等多个APP中实时更新;疫情地图、疫情辟谣、公益捐赠、同乘查询等功能同步开放。这不仅能让防疫指挥部精准掌握疫情,也能帮助公众了解疫情,积极配合做好防疫工作。

最后,内控工作也能为我们的组织体系构建一套良性的企业运营环境。通过内控体系的建设,帮助企业构建执行、管理、监督的公司结构。实现管理有方,落实有效,督促形成制衡的环境,促进公司全员各级各部门各司其职。形成以查促改,以改促建的动态机制,通过发现问题、落实改进、再检查、总结固化等方式实现企业良好运转,进而实现公司的经营目标。

四、内部控制相关案例

湖南凤凰溪沱江大桥责任事故

案例简介:

(一)基本情况

20078131645分左右,湖南省凤凰县正在建设的堤溪沱江大桥发生特别重大坍塌事故,造成64人死亡,4人重伤,18人轻伤,直接经济损失3974.7万元。造成湖南路桥整个企业基本崩盘。

事故发生后,党中央、国务院领导作出重要批示,国务委员华建敏赶赴事故现场指导抢险救援工作。816日,经国务院同意,成立了由国家安全监管总局、监察部、交通部、建设部、全国总工会、湖南省人民政府及有关部门人员参加的国务院湖南凤凰县堤溪沱江大桥“8.13”特别重大坍塌事故调查组,并邀请最高人民检察院派员参加。调查组从项目立项、地质勘察、设计、施工、监理和工程管理六个环节入手,通过现场勘察、技术鉴定、查阅资料和询问有关当事人,查明了事故发生的经过、直接原因和间接原因,提出了对有关责任单位及责任人的处理意见和事故防范与整改措施。

(二)问责处罚

由司法机关处理24人,给予相应党纪、政纪处分33人,对有关单位、有关人员进行处罚和处理:

对路桥公司(施工单位)、凤大公司(业主)各处罚500万元; 路桥公司对所属道路七公司依《公司法》等有关法规予以解散。

对路桥公司董事长陈志兵、总经理刘晓东、副董事长方联名和凤大公司董事长胡东升、总经理游兴富各按2006年度收入的80%罚款。

对路桥公司道路七公司项目经理部经理兼安全部负责人夏友佳、道路七公司经理肖国强、路桥公司安全生产部副部长徐晓明、路桥公司项目管理部部长向海清、路桥公司总工程师陆尚武,湖南省金衢交通咨询监理有限公司董事长兼总经理胡伟、副经理续莎薇、副经理高伏良、总工程师汤述、驻地高监李宏广吊销有关执业资格和岗位证书。

对涉案追究刑事责任的夏友佳、肖国强、吴志华、游兴富、胡东升等5人以及追究行政责任撤职的陆尚武、刘晓东、陈志兵、汤述等4人,自刑罚执行完毕或者受处分之日起,5年内不得担任任何生产经营单位的主要负责人。

湖南省在中纪委、监察部和高检院的指导下继续严肃查处这起事故背后的腐败问题。责成湖南省人民政府向国务院作出深刻检查。

案例分析:

(一)建设单位、监理单位对施工现场质量控制管理和监督不到位,现场管理混乱。

施工单位路桥公司道路七公司凤大公路堤溪沱江大桥项目经理部,擅自变更原主拱圈施工方案,现场管理混乱,违规乱用料石,主拱圈施工不符合规范要求,在主拱圈未达到设计强度的情况下就开始落架施工作业。

建设单位严重违反工程管理的有关规定,缺乏对项目施工过程设计、技术质量和安全的监督。一方面对发现的质量问题未认真督促施工单位整改,未履行应有的管理职责;另一方面未发现设计和地质勘察单位违规分包的行为,导致地质勘察设计深度不够,现场服务和设计交底不到位。

监理单位未能制止施工单位擅自变更原主拱圈施工方案,对发现的主拱圈施工质量问题督促、整改不力,在主拱圈砌筑完成但强度资料尚未测出的情况下即签字验收合格,未履行应有的监理职责。

(二)外部质量监管单位及政府有关部门质量监管严重失职。

省、州交通质量监督部门,州、县两级政府和有关部门对工程建设立项审批、招投标、质量和安全生产等方面的工作监管不力,对下属单位要求不严,管理不到位,未能发现工程质量隐患,造成严重的人员伤亡。

管理思路:

(一)施工单位应按照谁施工,谁负责的原则,认真落实质量和安全责任。严格按照施工规范和设计要求进行施工,严禁未经设计单位、监理单位、建设单位同意任意变更施工方案。同时应加强施工技术管理,编制详细的施工组织设计方案、质量控制规范和安全防范措施,确保施工安全。

(二)建设单位、监理单位应按国家工程规范加强现场管理。

建设单位应严格遵照工程管理的规定,监督设计、技术质量和安全的全过程。对施工过程中发现的质量问题,督促施工单位限期整改,严查违规分包的行为。同时加强原材料选择、砌筑工艺、质量控制等关键环节的管理,确保工程质量,保障路桥的使用安全。

监理单位对发现的施工质量问题应督促施工单位整改,未经整改验收不得签字。

(三)当地政府质量监管机构,应按有关要求和程序做好工程质量督察工作,核实质量整改情况,对企业的检查和追踪要问责到底。


1事故发生现场

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2事故发生现场

视频:初步认识企业内部控制


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